公司秘书是什么，谁可以担任
在香港注册的私人本地有限公司，必须至少有一名自然人为董事，并至少有一名公司秘书（香港公司注册处 FAQ；2026-10-06 核实）。公司秘书可以是自然人，也可以是法人团体，但二者都有地域上的要求：
- 若公司秘书是自然人，应通常居于香港；
- 若公司秘书是法人团体，其注册办事处或营业地点应在香港（香港公司注册处 FAQ；2026-10-06 核实）。
值得注意，非香港居民可以被委任为公司的董事，但公司秘书的居留或所在地要求并不因此放宽。董事与公司秘书在身份上也必须彼此独立：同一公司的唯一董事不得兼任该公司秘书，这是《公司条例》（第 622 章）第 475(2) 条明文禁止的（香港公司注册处 FAQ；2026-10-06 核实）。进一步而言，第 475(3) 条规定，若私人公司只有一名董事，则当该法人团体秘书的唯一董事恰好也是该私人公司的唯一董事时，该私人公司不得以该法人团体作为其公司秘书（香港公司注册处 FAQ；2026-10-06 核实）。
公司秘书的法定职责
公司秘书的职责围绕「备存纪录、按时申报、报告变更」展开，主要依据《公司条例》对公司的合规要求。可归纳为四项：
| 职责 | 说明 | 对应表格 |
|---|---|---|
| 维护法定登记册 | 确保公司备存符合《公司条例》规定的各项登记册与公司纪录 | — |
| 交付周年申报表 | 按周期向公司注册处处长交付周年申报表 | NAR1 |
| 报告人事变更 | 秘书、董事的委任、停任或资料更改须按时通知注册处 | ND2A / ND2B |
| 备存重要控制人登记册 | 取得并维持最新的实益拥有权资料 | SCR |
就变更通知而言，委任或停任公司秘书，须于发生后 15 天内交付表格 ND2A「公司秘书及董事更改通知书（委任／停任）」；更改公司秘书资料，则须于更改后 15 天内交付表格 ND2B「公司秘书及董事资料更改通知书」（香港公司注册处 FAQ；2026-10-06 核实）。若公司已用 ND2A 将某秘书的停任通知注册处，该人便无须再交付表格 ND4（香港公司注册处 FAQ；2026-10-06 核实）。
在重要控制人登记册方面，《公司（修订）条例 2018》已于 2018 年 3 月 1 日生效，要求香港注册公司及迁册公司取得并备存最新的实益拥有权资料，以重要控制人登记册形式保存，并在执法人员要求时供其查阅（香港公司注册处；2026-10-06 核实）。
年度固定事项与时间点
公司秘书每年要盯住几个固定节点，其中最重要的是周年申报与商业登记续期。
| 事项 | 时间点 | 费用 / 表格 |
|---|---|---|
| 交付周年申报表 | 除成立或迁册当年外，于成立或迁册周年日后 42 天内 | 登记费 HK$105（NAR1） |
| 逾期交付周年申报表 | 超过 42 天时限 | 须缴付按《公司（费用）规例》（第 622K 章）递增的较高登记费 |
| 商业登记续期 | 缴款通知书约于续期证生效月份前一个月中旬发出 | 缴款后收据即成为商业登记证 |
私人公司除成立或迁册的该年外，须就每一年于成立或迁册周年日后 42 天内交付周年申报表，并采用表格 NAR1（香港公司注册处 FAQ；2026-10-06 核实）。在 42 天时限内交付的登记费为 HK$105；若未在此期限内交付，则须按《公司（费用）规例》（第 622K 章）缴付显著递增的较高登记费（香港公司注册处 FAQ；2026-10-06 核实）。
商业登记及其续期是《商业登记条例》（第 310 章）下由税务局商业登记署管理的法定要求，与周年申报分属两套制度。即使公司已续商业登记，仍须按《公司条例》向公司注册处交付周年申报表并缴纳登记费（香港公司注册处 FAQ；2026-10-06 核实）。商业登记续期缴款通知书约于续期商业登记证生效月份的前一个月中旬发出，缴款后该收据即成为商业登记证；未收到通知书者，应于现商业登记证届满后 1 个月内书面通知税务局局长，续期可亲身、邮寄或经 eTAX 办理（香港税务局；2026-10-06 核实）。
不履行职责的后果
《公司条例》下，公司的每名高级人员——包括董事、公司秘书或经理——都有责任确保公司遵守条例所有条文（香港公司注册处；2026-10-06 核实）。若公司未能遵守，例如未在限期内交付周年申报表或其他法定通知，则「公司」与「每名责任人」均可能被检控；一经定罪，可被处以失责罚款（香港公司注册处；2026-10-06 核实）。
交付周年申报表及其他法定文件，是董事与公司秘书共同的责任（香港公司注册处 FAQ；2026-10-06 核实）。秘书并非替公司「顶罪」的角色，而是与董事一并被要求持续留意公司纪录、确保各项申报与变更通知按时交付的责任人。
秘书服务与代账服务是两回事
公司秘书的法定职责，落在「公司合规与登记」这一侧：备存登记册、交付 NAR1 周年申报、以 ND2A/ND2B 报告变更、备存重要控制人登记册。这与「代账报税」是两套不同的工作。
代账报税处理的是账务整理、税务申报等财务事项，通常由具备会计能力的机构或人员承接；公司秘书服务处理的则是公司与注册处、法定登记相关的合规事务。一家公司可能同时需要两类服务，也可能分别由不同方提供。二者可以并存，但职责边界不同，不能相互替代：按时交付周年申报表是《公司条例》施加于公司及其秘书、董事的义务，并不因为已委托代账而自动完成；同理，代账报税也不因为已委任秘书而自动涵盖。
本文只说明官方规则与判断方法，不推荐任何机构，也不承诺任何结果。是否委任秘书、由谁担任、是否另行聘请代账，均应以《公司条例》与税务局的规定为判断依据。
常见问题
非香港居民可以担任公司秘书吗？
可以担任董事，但公司秘书若为自然人须通常居于香港；若为法人团体，其注册办事处或营业地点须在香港（香港公司注册处 FAQ；2026-10-06 核实）。
自然人公司秘书的通常住址会被公开吗？
不需要。自然人公司秘书只需向公司注册处处长申报其通讯地址，而非通常住址（香港公司注册处 FAQ；2026-10-06 核实）。
秘书辞任后还要交 ND4 吗？
若公司已用 ND2A 将停任一事通知注册处，则该名秘书无须再交付表格 ND4（香港公司注册处 FAQ；2026-10-06 核实）。
没收到商业登记续期缴款通知书怎么办？
应在现商业登记证届满后 1 个月内，以书面通知税务局局长；续期可亲身、邮寄或经 eTAX 办理（香港税务局；2026-10-06 核实）。
重要控制人登记册由谁查阅？
该登记册须由公司在香港备存，并在执法人员要求时供其查阅，不对外公开供任意人士查阅（香港公司注册处；2026-10-06 核实）。