2026-2027香港公司做账单据：银行流水、发票与合同保存指南

香港公司做账的核心在于凭证的完整性与合规性。根据2026年4月香港税务局（IRD）修订的《税务条例》附属指引，所有在香港注册的公司（无论是否产生应评税利润）必须保留至少7年的业务记录，包括银行流水、发票、合同等原始单据。若单据缺失或不合规，可能面临每项最高10万港元的罚款及额外征税。

本文基于2026年5月最新官方信息，为您梳理做账所需的完整单据清单，并提供保存规范，确保您的公司顺利通过审计与税务申报。

结论：合规做账的核心单据与保存底线

香港公司做账，单据是审计与报税的唯一依据。2026年，税务局对电子单据的接受度已全面覆盖，但纸质单据仍需按原样保存。您必须确保以下三类单据完整、可追溯：

银行流水：覆盖所有公司账户（包括储蓄、往来、外币账户），月结单或电子对账单均可，但需包含银行盖章或电子签名。
发票：销售发票（发予客户）与采购发票（来自供应商），需与银行流水中的交易记录一一对应。
合同：重大交易（如超过50万港元的销售或采购）、长期服务协议、租赁合同等，需保留原件或经认证的副本。

保存期限：从交易发生年度结束之日起，至少7年。例如，2026年度的单据需保存至2033年12月31日。若公司已注销，单据仍需保存至注销后6年。

香港公司做账单据分项详解

银行流水：所有资金往来的原始凭证

银行流水是做账的起点，用于核对收入与支出的真实性与完整性。2026年，香港主流银行（如汇丰、中银香港、渣打）均已支持电子对账单下载，但税务局仍要求保留银行盖章或电子认证的版本。

必须保留的单据：

所有公司账户的月结单：包括港币账户、外币账户、储蓄账户、定期存款账户。若账户在年内无交易，仍需保留“零余额”月结单。
电子对账单：从银行网银下载的PDF文件，需包含银行名称、账户号码、交易日期、金额、交易对方名称。建议每月下载一次，并保存至本地或云端。
未入账交易的补充说明：例如，银行手续费、利息收入、汇兑损益等，需在月结单上标注或附上银行通知函。

常见遗漏问题：

遗漏休眠账户：即使账户全年无交易，仍需保留月结单。税务局可能要求解释为何账户未使用。
忽略外币交易：若公司有跨境业务，所有外币账户的月结单必须保留，并附上汇率换算记录（可从银行获取当日汇率）。

保存规范：

纸质月结单：按年度装订成册，封面标注公司名称、年度及账户号码。
电子月结单：按“公司名称_账户号码_年月”命名，存储于加密硬盘或云端，并备份至异地。

发票：销售与采购的法定凭证

发票是证明收入与支出的核心文件。2026年，香港税务局对发票的格式要求未变，但明确接受电子发票（如PDF、XML格式），前提是发票内容完整、不可篡改。

销售发票（发给客户）：

必须包含：发票编号、日期、客户名称及地址、商品或服务描述、数量、单价、总额、税率（若适用）、付款条款。
特殊情况：若销售给关联公司或个人，需额外保留交易背景说明（如合同、邮件沟通记录）。
电子发票：需使用税务认可的数字签名或电子印章（如来自香港邮政的e-Cert）。

采购发票（来自供应商）：

必须包含：供应商名称、地址、发票编号、日期、商品或服务描述、金额、付款方式。
海外采购：若供应商不提供香港格式发票，需附上海关清关单据（如进口报关单）或物流单据，以证明交易真实性。
零税率交易：若采购用于出口或转口，需保留出口证明（如提单、货运单）。

常见遗漏问题：

缺失小额发票：部分公司认为低于5000港元的交易无需保留发票，但税务局要求所有金额的交易均需凭证。建议保留所有原始单据。
发票日期与银行流水不符：例如，发票日期为2026年1月，但银行入账日期为2026年2月。需保留合同或邮件说明延迟原因。

保存规范：

按“销售”与“采购”分类，再按日期排序。建议使用电子扫描件备份，并建立索引表（包含发票编号、日期、金额、交易对方）。
纸质发票：避免折叠或污损，存放于防火防潮的档案柜。

合同：重大交易的背景支撑

合同用于解释发票与银行流水背后的商业逻辑。2026年，税务局对合同的保存要求更严格：凡交易金额超过50万港元，或涉及关联方、长期服务（如年费制）、租赁、担保等，必须保留合同原件。

必须保留的合同类型：

销售与采购合同：包括长期供货协议、项目合同、服务协议。需包含合同编号、双方签字盖章、生效日期、终止条件。
租赁合同：办公室、仓库、设备租赁，需保留租约、租金收据及押金证明。
贷款与担保合同：公司向银行或股东借款的协议，需保留借款合同、还款计划、担保函。
关联交易合同：与董事、股东或关联公司之间的交易，需保留合同及独立第三方评估报告（若适用）。

常见遗漏问题：

口头协议无书面合同：税务局不认可口头协议。所有交易必须书面化，且双方签字。
合同未更新：例如，租赁合同已到期但未续签，但公司仍在支付租金。需保留续租确认函或邮件。

保存规范：

合同原件：存放于保险柜，每年检查一次完整性。
电子合同：使用数字签名（如e-Signature）的版本，需保留签名验证记录。建议存储于区块链或加密平台。

其他辅助单据

除上述三类核心单据外，以下文件也需保留，以支持做账的完整性：

员工工资与强积金记录：工资单、强积金供款收据、雇佣合同。2026年，税务局要求所有员工记录（包括兼职）保留7年。
银行费用通知：如年费、转账手续费、信用证费用，需保留银行通知函或月结单上的明细。
审计报告草稿：若公司已聘请核数师，需保留审计过程中使用的所有工作底稿（如试算表、调整分录）。

常见问题FAQ

Q1：如果公司没有银行流水（例如未开立账户），是否可以用其他单据做账？

A1：不可以。根据2026年香港《公司条例》第373条，所有公司必须开立银行账户以记录资金往来。若公司未开立账户，需向税务局提交书面解释（如公司处于休眠状态），并提供其他证明（如现金日记账、股东出资收据）。但注意，现金交易超过3万港元需附上收据及交易方身份证明。强烈建议立即开立银行账户，否则2026年度的审计可能被判定为“资料不完整”。

Q2：电子发票是否需要打印纸质版保存？

A2：不需要强制打印，但需确保电子发票不可篡改。2026年，税务局接受PDF、XML等格式的电子发票，前提是文件包含数字签名或电子印章。建议将电子发票备份至云端（如Google Drive、Dropbox），并设置版本控制。若税务局要求查验，需在24小时内提供可打印的副本。注意：若电子发票已打印为纸质版，则需按纸质单据保存规范（防火防潮）处理。

Q3：如果合同丢失，能否用银行流水和发票替代？

A3：不能完全替代。合同是证明交易商业实质的关键文件，尤其对于大额或关联交易。若合同丢失，需立即采取以下补救措施：

联系交易对方，请求提供合同副本并重新签字。
若无法获取副本，需准备书面声明（由公司董事签字），说明合同丢失原因、交易背景、金额及日期，并附上银行流水与发票作为佐证。
将声明提交给核数师，由核数师评估是否影响审计意见。2026年，税务局已明确表示，合同缺失可能导致“不真实交易”的认定，进而触发税务调查。

Q4：2026年香港税务局对单据保存期限有何新规定？

A4：2026年4月修订的《税务条例》将保存期限从6年延长至7年（从交易发生年度结束之日起算）。例如，2026年度的单据需保存至2033年12月31日。若公司涉及税务争议（如被调查），保存期限延长至争议解决后6年。此外，电子单据的保存要求与纸质单据一致，需确保在保存期内可随时访问。建议使用云存储服务，并定期测试数据恢复功能。

Q5：做账时发现单据缺失，如何补救？

A5：立即启动补救流程，步骤如下：

列出缺失清单：根据银行流水，逐笔核对发票与合同，标记缺失项。
联系交易对方：请求补发发票或合同副本，并附上签字或盖章。
使用替代凭证：若无法获取原单据，可使用银行转账截图、付款确认函、邮件沟通记录等替代。但需确保替代凭证包含交易日期、金额及双方身份。
提交书面说明：将缺失原因及补救措施写入“董事声明”，由核数师审核。2026年，税务局对替代凭证的接受度较高，但可能要求额外解释。
调整做账方法：若缺失单据影响重大（如收入无法确认），需在审计报告中披露。建议聘请专业核数师协助处理，避免税务风险。

参考资料

香港税务局：《税务条例》第51C条及2026年4月修订指引，关于业务记录保存要求。
香港公司注册处：《公司条例》第373条，关于会计记录的最低标准。
香港会计师公会：2026年《香港审计准则》第240号，关于单据缺失的审计程序。
香港银行公会：2026年《电子对账单使用规范》，关于电子单据的接受标准。
香港税务上诉委员会：2025年案例第HKCAA 2025-12，关于合同缺失导致的税务调整判决。